Gestión de archivos: Destrucción de archivos digitales segura

 Enfrentar pérdidas de información, sanciones legales o robo de información genera altos costos para una empresa y no es algo por lo que nadie quisiera pasar .

Por eso es importante seguir estos pasos para lograr una destrucción de archivos digitales segura y así evitar grandes pérdidas, algunos piensan que solo al formatear sus plataformas lograrán con ello la seguridad de sus datos, pero esto no es así es necesario para en realidad comprobar que la eliminación fue segura, alguno de estos tips:

Agenda Tu Destrucción De Archivos: Existen varias formas de destrucción de archivos , pero solo tres proporcionan seguridad adecuada de que los datos han sido eliminados de forma permanente. Estos son:

• Borrar archivos : Significa que un CD de recuperación o software de recuperación de archivos puede recuperarla esto es inseguro.
• Sobreescritura: El método reemplaza los datos almacenados en un disco con una cadena aleatoria de ceros y unos.
• Desmagnetización: Es el método de destrucción de archivos digitales más seguro porque al hacerlo físicamente evitarás su reproducción.

Hemos platicado sobre los métodos para aplicar la destrucción de archivos digitales, pero cuáles son las ventajas de hacerlo?, aquí te las cuento:

Ventajas de la destrucción de archivos digitales

Ninguna empresa que sabe administrar sus recursos quiere poner en riesgo la seguridad de sus clientes ni tampoco centrar sus actividades en desperdiciar tiempos y espacio en recursos que ya no son necesarios para la gestión de recursos o del seguimiento de procesos de la empresa y por ello aquí te enumeramos algunas de las ventajas de la destrucción de archivos digitales.

• Confidencialidad garantizada: Asegura la confidencialidad de la información eliminada, protegiéndolo contra cualquier uso indebido de datos sensibles.
• Atención a necesidades específicas: Los servicios se adaptan a los requisitos particulares de cada cliente, como la frecuencia de recolección o el tipo de documentos a destruir.

Además de las ventajas de las cuales ya hemos hablado al destruir archivos digitales tenemos que hablar del cómo hacerlo te ayudará en la optimización de recursos.

 Optimiza recursos al externalizar la destrucción de archivos.

Te preguntarás el porqué la destrucción de archivos digitales te permitirá optimizar recursos y a continuación te enlisto cómo el hacerlo no solo reducirá el impacto de tu empresa sino que también te ayudará a enfocar tus tareas y mantener la seguridad de tu empresa.

Cumplimiento legal: Cumple con las regulaciones legales respecto al manejo y seguridad de la información

Enfoque en lo importante: Permite centrarse en actividades más importantes al externalizar la gestión de la destrucción de documentos, delegando esta tarea a expertos en la materia.

Gestión ambiental: Muchas empresas de destrucción de archivos digitales contribuyen al ahorro de recursos y gestión de agua.

Recuerda si quieres cuidar tu empresa no olvides la destrucción de archivos segura, cuidar de ti y de la información de tus clientes también es una forma efectiva de administrar tu empresa.

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¿Qué es un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información?

Un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) es un conjunto de políticas, procesos, herramientas y controles que una organización diseña para gestionar y proteger su información de manera sistemática. Los sistemas se diseñan de tal forma que el manejo de información imite un circuito cerrado, donde no hayan filtraciones.

Su propósito principal es garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, minimizando los riesgos asociados con posibles amenazas como accesos no autorizados, pérdida de datos, ciberataques o desastres naturales. También se usa para dar continuidad a la empresa en caso de cualquier desastre, pueda trasladarse

Ejemplos de acciones que se llevan a cabo en un SGSI

• Cifrado de datos de transacciones en línea.
• Autenticación multifactor para accesos de clientes y empleados.
• Monitoreo continuo de sistemas contra intentos de fraude o ciberataques.
• Backups automáticos para garantizar la recuperación de datos en caso de fallo.

¿Qué es ISO 27000 y para qué sirve?

La ISO 27000 es un conjunto normas internacionales, donde indica como se debe gestionar la seguridad de la información en una organización, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.

En otras palabras, es una guía paso a paso para instalar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), ayudando a las empresas a identificar y gestionar riesgos relacionados con la protección de su información.

¿Cómo obtener ISO 27000?

Aprobar una ISO lleva muchos procesos y requiere hacer cambios en la empresa, ya que se deben adaptar a nuevos mecanismos para el manejo de la información. Sin embargo, de acuerdo a datos de 2022, más de 70 mil empresas ya tienen esta certificación, por lo que no es imposible de obtener. Te dejamos algunos puntos importantes a considerar:

1. Implementar los controles del Anexo A (ISO 27001:2022)

Gestión de configuraciones, eliminación de datos y codificación segura.

Cumplir con los 93 controles reestructurados divididos en 4 dominios, incluyendo 11 controles nuevos como:

Inteligencia de amenazas.

Seguridad de servicios en la nube.

Continuidad del negocio en TIC.

2. Determinar el contexto de la organización

• Identificar factores internos y externos que impactan el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

3. Compromiso del liderazgo

• Asegurar el compromiso de la alta dirección con el SGSI.

4. Planificación

• Realizar evaluaciones y tratamientos de riesgos de seguridad de la información.
• Establecer objetivos de seguridad y planificar cómo alcanzarlos.
• Gestionar los cambios de manera efectiva.

5. Soporte

• Proporcionar los recursos necesarios para implementar y mantener el SGSI.
• Garantizar la competencia del personal y su conocimiento de las políticas de seguridad.
• Gestionar las comunicaciones internas y externas.

6. Operación

• Implementar y operar los procesos del SGSI según los requisitos definidos.
• Gestionar riesgos y aplicar los controles establecidos.

7. Evaluación del desempeño

• Supervisar, medir y auditar regularmente el desempeño del SGSI.
• Revisar resultados de auditorías y riesgos para identificar mejoras.

8. Mejora continua (Clause 10)

Implementar mejoras en todos los aspectos del SGSI.

¿Qué más puedo hacer para ptoteger los datos de mi empresa?

En Onsite podemos ayudarte. Mediante la destrucción en sitio, protegemos los datos de tu empresa para que no caigan en manos de terceros. Nuestro nivel de destrucción de documentos pulveriza las partículas, garantizando que no puedan volver a ser reconstruidas. Además, emitimos un certificado de destrucción de mercancías. Podemos destruir desde facturas hasta uniformes, expedientes, credenciales, tarjetas de crédito, y más. Si deseas saber información, envíanos un mensaje.

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¿Qué es una política cero papel?

El cero papel o paper-free, es una estrategia donde se busca minimizar o eliminar el uso de papel en las operaciones administrativas de la empresa, promoviendo la digitalización de documentos y el uso de aplicaciones o programas para la gestión de información, como las firmas electrónicas, las herramientas de colaboración en línea (Asana, Clickup, Daily, etc) o los sistemas ERP (SAP).

Beneficios de la política cero papel

Reducción de costos

Al eliminar la necesidad de papel, impresoras, tintas y almacenamiento físico, las empresas pueden reducir significativamente sus gastos operativos.

Agiliza los procesos de producción

El personal ya no desperdiciará tiempo buscando documentos entre carpetas o cajones (o entre la basura), con ello se agilizan los procesos.

Disminuye costos de almacenamiento

La organización reducirá los espacios destinados para archivo muerto o el gasto en bodegas para resguardo de documentos.

Mejora la reputación de la empresa

La disminución del impacto ambiental es uno de los compromisos más valorados por los compradores, las políticas de cero papel ayudan a mejorar la percepción de las marcas.

Cómo implementar una política cero papel

Digitalización de documentos: El primer paso es digitalizar todos los documentos físicos existentes. Esto puede implicar el uso de escáneres para convertir documentos en papel a formatos digitales como PDF. Además, es esencial clasificar y organizar estos archivos digitales en un sistema de gestión de documentos (DMS) que permita el acceso fácil y seguro..

Firmas digitales: eliminan la necesidad de imprimir documentos para obtener firmas y ofrecen un nivel adicional de seguridad adicional para los documentos.

Reglamentos internos: se debe capacitar a los empleados sobre cómo utilizar las nuevas herramientas de gestión de documentos y mejorar los procesos para que, de forma gradual, se disminuya el uso de papel. Se comienza con pequeñas iniciativas, como pedir que en las juntas nadie tome nota en papel y se escala hacia las más grandes como la digitalización total.

Existen plataformas como Microsoft Teams, Slack, y Google Workspace que permiten a los empleados colaborar en tiempo real sin necesidad de imprimir documentos. Estas herramientas no solo facilitan la colaboración, sino que también mejoran la productividad y reducen la dependencia del papel

¿Qué hacer con los documentos que sí deben imprimirse?

Existen documentos que deben estar impresos y mantenerse a la mano en forma de archivos, como los expedientes de ciertos clientes, los contratos o las copias de facturas o pagos, todos estos documentos contienen información sensible que podrían poner en riesgo a la empresa y sus clientes, por ello lo mejor es que este tipo de archivos sean eliminados a través de una empresa de destrucción en sitio, que garantizará la privacidad y ayudará a reducir la contaminación, si deseas saber más de este proceso, haz clic aquí.

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Ventajas de tener una trituradora de papel en la oficina:

• Reduce los volúmenes de basura y permite usar menos bolsas de plástico en los contenedores, ya que se compacta mejor que las bolas de papel.

• Permite eliminar los documentos de una forma más segura, evitando que estos puedan volver a armarse y ser usados de forma perjudicial contra la empresa, como estados bancarios o información de clientes.

• Permite manejar mejor el archivo muerto, al facilitar la eliminación de documentos obsoletos.

¿Qué considerar antes de comprar una destructora de papel?

• Cantidad de hojas que se desea destruir (capacidad).
• Velocidad a la que se desean destruir los documentos (a mayor velocidad, mayor ruido hará la máquina).
• Espacio disponible para colocar la máquina.
• Funciones adicionales: algunas máquinas pueden destruir tarjetas de crédito u otros objetos.
• Tamaño de la molécula de papel: entre más pequeño sea, será más difícil de reconstruir. En Onsite usamos el microcut nivel 5, el máximo nivel en que pueden triturarse los documentos.

Mejores marcas de trituradoras de papel para oficinas

Te dejamos una guía con los mejores modelos de destructoras de papel, recuerda que el tamaño de tu negocio influye en tu elección y que empresas medianas o grandes, pueden optar por el servicio de destrucción en sitio si quieren obtener un certificado de destrucción de mercancías con validez ante el SAT.

Fellowes Automax 100M

Capaz de procesar hasta 100 hojas simultáneamente, con una capacidad de papelera de 23 litros. Además de papel, puede eliminar grapas, clips y tarjetas de crédito, ahorrándote el esfuerzo de separar y preparar los documentos. Puede funcionar continuamente por 15 minutos y no hace demasiado ruido, pero no destruye encuadernados.

Trituradora Royal 126x Negro

Perfecta para uso frecuente, ya que puede manejar hasta 12 hojas a la vez con un funcionamiento silencioso y continuo. Se activa automáticamente, eliminando la necesidad de botones, y su cesto de desechos es fácil de vaciar. Además, incluye ruedas para moverla con facilidad y luces LED que garantizan un uso cómodo y seguro. Sin embargo, no es tan silenciosa.

COMIX S8

Destruye hasta 60 hojas por alimentación autofeed y 8 hojas de forma manual. También destruye CDs y tarjetas bancarias, tiene dos recipientes para desechos, uno de 22 litros para papel y uno de 1 litro para Cds y tarjetas. Cuenta con cuatro ruedas para un desplazamiento fácil.

Si destruyo demasiado papel, ¿Qué otras alternativas hay?

Las trituradoras de papel son funcionales para pequeños negocios o aquellos en los que no hay demasiado uso de papel, pero para empresas grandes y medianas, la mejor opción para destruir sus documentos o mercancías, es la destrucción en sitio, ya que se realiza en sus propias instalaciones para no exponer la información sensible, se brinda un certificado de destrucción que garantiza el cumplimiento del servicio y además, se disminuye la contaminación al integrar los residuos a la economía circular por medio del reciclaje, si quieres saber más, en Onsite te ayudamos, envía un mensaje.

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La destrucción de documentos con un proceso seguro es importante, ya que al destruir los medios en los que se registra información personal y competitiva se protege la privacidad de tus clientes, por ello los niveles de seguridad en la destrucción de documentos ayudan a que la información no pueda ser usada por terceros, especialmente aquellos relacionados al tamaño de la partícula.

Destrucción de documentos: cómo el tamaño de la partícula de la trituradora influye en el nivel de seguridad

El tamaño de las partículas de papel tiene un impacto crucial en la seguridad de la destrucción de documentos, ya que influye directamente en la posibilidad de reconstruir el documento original para un posible mal uso.

Al destruir los medios o la información, debemos visualizar el proceso como si fuera un rompecabezas: si las partículas son demasiado grandes, el documento puede volver a ser armado, pero si son demasiado pequeñas y existen millones de piezas, será imposible rehacerlo para hacer un mal uso de la información.

Cuando los documentos se destruyen en partículas más grandes, como en niveles de corte cruzado más bajos, existe una mayor probabilidad de que partes legibles del documento permanezcan intactas. Esto facilita la tarea de alguien con intenciones maliciosas de reconstruir los documentos y acceder a información confidencial.

Por otro lado, cuando se utilizan partículas más pequeñas, como en el microcorte de nivel P-5, la tarea de reconstrucción se vuelve extremadamente difícil, prácticamente imposible. Esto garantiza una mayor protección contra el robo de información y el uso indebido de datos confidenciales.

¿Cuáles son los niveles de seguridad según el tamaño de partícula?

• Corte en tiras (P-1, P-2, P-3):
  • P-1: Este nivel de seguridad implica cortar los documentos en tiras largas, lo que resulta en más de 100 tiras por página.
  • P-2: Similar al nivel P-1, pero con un corte ligeramente más estrecho, produciendo también más de 100 tiras por página.
  • P-3: Aún más estrecho que los niveles anteriores, generando más de 100 tiras por página. Este tipo de corte en tiras es menos seguro en comparación con otros métodos, ya que las tiras pueden ser más fáciles de reconstruir.
• Corte en partículas (P-3, P-4):
  • P-3: Este nivel implica cortar los documentos en partículas más pequeñas, resultando en más de 300 partículas por página. Aunque ofrece un nivel de seguridad mayor que el corte en tiras, aún puede ser posible reconstruir parte del documento.
  • P-4: Similar al nivel P-3, pero con un corte aún más fino, produciendo más de 1,500 partículas por página. Este nivel proporciona una mayor seguridad al hacer que sea extremadamente difícil reconstruir los documentos.
• Minicorte (P-4):
  • P-4: Este nivel implica un corte aún más fino que el corte en partículas estándar, generando más de 1,500 partículas por página. Aunque técnicamente es similar al corte en partículas, el término «minicorte» se refiere a un tipo específico de corte más fino y seguro.
• Microcorte (P-4, P-5):
  • P-4: El microcorte implica cortar los documentos en partículas extremadamente pequeñas, generando más de 2,000 partículas por página. Este nivel proporciona una seguridad aún mayor que el minicorte, ya que las partículas son muy difíciles de reconstruir.
  • P-5: Similar al nivel P-4, pero con un corte aún más fino, produciendo más de 2,000 partículas por página. Este nivel ofrece la máxima seguridad en la destrucción de documentos, haciendo prácticamente imposible la reconstrucción del contenido original.

¿Cuál es el mejor corte para garantizar que un documento fue destruido de manera segura?

El nivel P-5 de trituración de documentos es un estándar que indica un alto nivel de seguridad en la destrucción de documentos. En este nivel, los documentos son triturados en partículas muy pequeñas, lo que se conoce como microcorte. Estas partículas son extremadamente difíciles de reconstruir, lo que garantiza una protección sólida contra el robo de información confidencial.

Cuando se utiliza una trituradora de papel con nivel P-5, los documentos se convierten en pequeños fragmentos de aproximadamente 2×15 mm. Este proceso asegura que incluso la información más sensible, como números de cuenta bancaria, datos médicos o información personal, se destruya de manera efectiva.

Las trituradoras de papel con nivel P-5 son ideales para empresas y organizaciones que manejan información altamente confidencial y que necesitan cumplir con estrictas regulaciones de privacidad. Al utilizar este nivel de seguridad, pueden estar seguros de que su información está protegida contra el acceso no autorizado y el robo de identidad.

¿Por qué pocas organizaciones se preocupan por el tamaño de las partículas en la destrucción de documentos?

• La mayoría de las especificaciones de tamaño de partículas emitidas por y para agencias gubernamentales deben anticipar que los materiales no se controlan después del proceso de destrucción.
• Ninguna regulación de protección de datos en el mundo especifica un tamaño de partícula para el papel o los equipos electrónicos en el proceso de destrucción. Simplemente, ordenan que la información sea razonablemente inaccesible y no reconstruible. Pero esto no evita que pueda volver a ser utilizada.

¿Una empresa de destrucción en sitio mejora los niveles de seguridad?

Las empresas de destrucción de medios comerciales destruyen grandes cantidades de material de múltiples fuentes, todo lo cual se mezcla antes de embalarlo y reciclarlo de manera segura o desecharlo de manera responsable.  Especialmente cuando sus servicios están certificados por AAA de NAID para cumplir con los requisitos reglamentarios y de seguridad de destrucción de medios.

Si deseas saber más sobre como en Onsite ayudamos a mejorar los niveles de seguridad en tu empresa mediante la destrucción segura y confidencial de documentos, envía un mensaje.

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¿Qué es un degausser?

El término «degausser» se refiere a un dispositivo utilizado para la eliminación segura y permanente de datos almacenados en medios magnéticos, como discos duros, cintas magnéticas y tarjetas de banda magnética.

¿Cómo funciona un degausser?

Un degausser funciona mediante la generación de un potente campo magnético que desmagnetiza o borra por completo los datos almacenados en el medio magnético. Este proceso asegura que la información sea irreparable y no pueda ser recuperada por ningún medio convencional.

El uso de un degausser es irreversible y elimina permanentemente los datos almacenados en el medio magnético. Por esta razón, se recomienda su uso solo cuando se necesita una eliminación completa y segura de la información.

El proceso de desmagnetización funciona de la siguiente manera:

1. Preparación del medio magnético: El medio magnético, como un disco duro o una cinta, se coloca dentro del degausser. Es importante que el medio esté alineado correctamente dentro del dispositivo para asegurar una desmagnetización efectiva.
2. Generación del campo magnético: Una vez que el medio está en su lugar, el degausser genera un campo magnético intenso que cubre toda la superficie del medio. Este campo magnético fluctúa rápidamente entre valores positivos y negativos.
3. Desmagnetización: El campo magnético generado por el degausser expone el medio a una intensidad magnética tan alta que sobrepasa su capacidad de retención de datos. Esto provoca que los campos magnéticos que representan los datos almacenados se vuelvan caóticos y aleatorios, eliminando efectivamente toda la información almacenada en el medio.
4. Finalización: Una vez completado el proceso de desmagnetización, el medio magnético se retira del degausser y ya está listo para su reutilización o eliminación segura.

¿Para qué se usa un degausser?

Es una medida de seguridad crucial para garantizar la protección de los datos y prevenir el acceso no autorizado a la información almacenada en los medios magnéticos. Es especialmente importante en situaciones donde los medios de almacenamiento ya no serán utilizados o cuando es necesario deshacerse de ellos de manera segura.

Su uso es importante en empresas y gobiernos, ya que la destrucción adecuada de los medios magnéticos garantiza el cumplimiento de las regulaciones y leyes relacionadas con la privacidad y la protección de datos. Además, ayuda a prevenir posibles amenazas de seguridad, como el robo de información, que pueden afectar la reputación de las instituciones.

¿Por qué destruir discos duros con degausser?

1. Protección de datos confidenciales: El degaussing elimina de forma permanente toda la información almacenada en los discos duros, incluyendo datos confidenciales y sensibles de la empresa o el gobierno. Esto asegura que nadie no autorizado pueda recuperarlos, protegiendo así la privacidad y la seguridad de la información.
2. Cumplimiento de regulaciones y normativas: En muchas industrias, como la salud, las finanzas y el gobierno, existen regulaciones estrictas sobre la protección y eliminación adecuada de datos. Realizar degaussing garantiza que se cumplan estas normativas, asegurando que los datos se eliminen de manera segura y cumplan con los estándares de privacidad y seguridad establecidos.
3. Prevención del robo de identidad y el fraude: Al eliminar permanentemente los datos almacenados en los discos duros, se reduce significativamente el riesgo de robo de identidad, fraude y otras formas de ciberdelito. Esto es especialmente importante para proteger la información personal y financiera de empleados, clientes y ciudadanos que pueden estar almacenados en los sistemas de la empresa o el gobierno.

En Onsite, como empresa especializada en la destrucción de archivos y la gestión de datos, utilizamos degaussers para garantizar la eliminación segura y permanente de los datos almacenados en medios magnéticos. Si deseas saber más, haz clic aquí para enviar un mensaje.

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¿Por qué la destrucción de documentos afecta al medio ambiente?

La destrucción de documentos implica la trituración y eliminación de grandes cantidades de papel. Este proceso puede generar cantidades enormes de basura que deben ser eliminadas adecuadamente.

El transporte de estos residuos a un vertedero o sitio de eliminación también puede generar emisiones de gases de efecto invernadero, como el dióxido de carbono.

El proceso de producción de papel a menudo implica la tala de árboles y el uso de grandes cantidades de agua y energía. Por lo tanto, este proceso también puede contribuir a la deforestación y el agotamiento de los recursos naturales.

¿Cómo la destrucción en sitio puede disminuir el impacto ambiental?

Al recopilar los documentos en contenedores seguros y realizar su destrucción en un vehículo especializado que se encuentra en el lugar, se evita el transporte de los documentos a un centro de eliminación, con lo que disminuyen las emisiones de CO₂_.

Además, se utilizan técnicas de reciclaje y eliminación de residuos que reducen el impacto ambiental del proceso. Los residuos de papel triturado se reciclan y se utilizan para producir nuevos productos de papel, lo que reduce la necesidad de talar árboles y reducir la cantidad de energía y agua utilizada en el proceso de producción.

La destrucción de documentos puede tener un impacto significativo en la huella de carbono de tu empresa.  En Onsite somos un servicio de destrucción en sitio y estamos comprometidos con la protección de la privacidad de la información empresarial, al tiempo que minimizamos el impacto ambiental de la destrucción de documentos. Si necesitas ayuda, ¡Envía un mensaje!

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