Cuando manejas una gran cantidad de información tienes que aprender a manejar documentos caducos, por eso aquí te decimos cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto.

¿Qué es el archivo muerto?

Cuando una empresa maneja una gran cantidad de información, muchas veces suelen almacenar documentos al por mayor. Estos documentos suelen ser de gran importancia pues funcionan para llevar un orden en cuanto a procedimientos o contratos con clientes; sin embargo, en muchas ocasiones estos documentos se almacenan por mucho tiempo sin ser revisados y es probable que ya hayan quedado obsoletos.

Es decir, son papeles que ya cumplieron su deber, que pasaron a ser inservibles y ahora simplemente están siendo guardados por la información sensible que pudieran contener, a esto se le llama archivo muerto.

¿Cómo realizar el mejor control de archivo muerto?

Una forma de saber cuál es el archivo muerto es llevando una correcta organización del mismo, por eso aquí te presentamos algunas formas en que puedes lograrlo:

  1. Digitaliza la información

Una vez que detectaste cuál es la información que aún está vigente para procesos de la empresa, una buena forma de evitar el papeleo excesivo es digitalizar completamente todos los archivos anteriores. De esta forma llevarás el mismo  orden y agilizará los procesos.

  • Utiliza metadatos

Los metadatos son literalmente datos que nos sirven para describir el contenido de algo. Por lo que, al utilizarlos correctamente, se crea una excelente forma de categorización pues estructuran la información y también optimizan la gestión de los documentos.

  • Acceso a documentos

Para evitar que los documentos se trabajen doble puedes crear accesos a equipos para que se trabaje sobre el mismo documentos digital. También puedes categorizarlos en documentos para consulta que todos pueden ver, o limitar el acceso cuando se trate de información especifica que lleva un empleado en particular.

¿Cuándo destruir el archivo muerto?

Una vez que sabes cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto, ahora puedes dar el siguiente paso. Cuando quieres programar una destrucción de documentos tienes que acercarte a una empresa socialmente responsable que te asegure que los documentos serán irrecuperables. En primer lugar porque muchas veces estos documentos contienen información sensible de clientes que debe ser resguardada eficazmente.

En OnSite te ofrecemos una solución de protección de información y activos valiosos. Pues contamos con un proceso confidencial y seguro de destrucción de archivos.

Algunos de los métodos con los que contamos son:

Nuestras unidades móviles nos permiten destruir en sitio, evitando que la información sea trasladada, además de triturar en partículas tan pequeñas que garantizan que la información es irrecuperable.

Contamos con un sistema de cuchillas avanzadas que destruyen la información en partículas no mayores a 2 por 2cm y nos preocupamos por entregarte un certificado fiscal. En  México existe un proceso gubernamental que permite obtener deducciones fiscales de destrucción de inventarios y destrucción de mercancías que perdieron su valor.

Se utiliza un método de trituración transversal y tenemos capacidad de hasta 5 toneladas en el interior de la caja. Se puede incluir entre las variables de cálculo la venta de archivo muerto para generar un ingreso o reducir el costo de destrucción del archivo muerto.