La destrucción de archivo se debe realizar de acuerdo a las reglas fiscales. Aquí te decimos cuál es la importancia de eliminar documentos.

¿Por qué se debe destruir el archivo muerto?

Para entrar de lleno en el tema debemos saber qué es el archivo muerto.

Toda empresa encargada de cuestiones administrativas tiende a almacenar una gran cantidad de documentación. Algunas veces todos estos documentos suelen ser de gran importancia pues funcionan para llevar un orden en cuanto a procedimientos o contratos con clientes; sin embargo, en muchas ocasiones estos documentos se almacenan por mucho tiempo sin ser revisados y es probable que ya hayan quedado obsoletos.

Es decir, son papeles que ya cumplieron su deber, que pasaron a ser inservibles y ahora simplemente están siendo guardados por la información sensible que pudieran contener, a esto se le llama archivo muerto.

Existen diferentes formas diferentes para almacenar el archivo muerto y llevar el control correcto del mismo:

  1. Clasificación y organización

Por más tedioso que pudiera parecer, debes echarte un clavado en toda la documentación para organizar qué es lo que aún sigue vigente y cuáles son los documentos de los que podrías disponer.

Clasifica los documentos que aún siguen vigentes por clientes, por fechas o por temas. Además puedes organizarlos por colores o en un mismo archivero para tener todo en un mismo lugar.

2. Destruye el archivo obsoleto

Una vez que tienes todos los documentos inservibles, lo mejor es deshacerte de ellos de una forma que sean irrecuperables, con la finalidad de cuidar la información contenida en ellos. Para esto tienes que acudir con profesionales en la destrucción de archivo muerto que te garanticen que todo se hace de forma adecuada.

¿Cómo eliminar documentos?

En On Site manejamos diferentes métodos de eliminación de documentos que se ajustan a lo que tu empresa necesita, por ejemplo:

Nuestras unidades móviles nos permiten destruir en sitio, evitando que la información sea trasladada, además de triturar en partículas tan pequeñas que garantizan que la información es irrecuperable.

Contamos con un sistema de cuchillas avanzadas que destruyen la información en partículas no mayores a 2 por 2cm y nos preocupamos por entregarte un certificado fiscal, ya que en  México existe un proceso gubernamental que permite obtener deducciones fiscales de destrucción de inventarios y destrucción de mercancías que perdieron su valor.

Se utiliza un método de trituración transversal y tenemos capacidad de hasta 5 toneladas en el interior de la caja. Se puede incluir entre las variables de cálculo la venta de archivo muerto para generar un ingreso o reducir el costo de destrucción del archivo muerto. 

¿Quién realiza la destrucción de documentos?

Ahora que ya sabes cuál es la importancia de eliminar documentos, puedes cotizar la destrucción de los mismos en On Site, pues contamos con todas las normas para que estés seguro que los documentos serán irrecuperables.