Se refiere a la vida útil del mismo. Desde su creación hasta su disposición o destrucción.
1 -Creación o Recibo
Este es el documento posterior a la preparación de un borrador a mano, al dictarlo a una persona o computadora al momento de llenar un formulario.
2- Distribución
Es el documento que se hace llegar a las personas que necesitan la información. Esta puede ser interna o externa.
3 -Conservación o Archivo
Son las copias en papel, en el disco duro de la computadora o discos externos de los documentos que las empresas desean conservar.
Esta es una opción alterna para tener acceso a la información activa cuando el sistema tenga alguna falla.
4 -Protección
Todo documento con información confidencial debe ser conservado adecuadamente, de manera que se pueda tener acceso con facilidad al momento de necesitarlo. Cada organización establece las medidas de seguridad en sus documentos durante su vida útil, así como mantener los lineamientos que establecen las autoridades nacionales para la conservación de los documentos.
5 Localización y Uso
Los documentos se conservan por que aún requieren de ser usados. Se necesita conocer a la organización para determinar que documentos son los que pueden ser usados posteriormente como referencia para la de toma de decisiones.
6 Transferencia
Es cuando los documentos activos se convierten en inactivos, los cuales deberán ser transferidos a los archivos semi-activos o inactivos. Esto se hace periódicamente para no acumular archivos.
7 Disposición o destrucción
Esta es la fase final de un documento cuando ya no tiene valor para la empresa. Es aquí donde las empresas se tienen que hacer responsables del destino final de sus documentos. La política para la conservación de los documentos debe basarse en las disposiciones legales, la utilidad para la empresa y los costos involucrados. Por eso es necesario la destrucción de los documentos para asegurar la confidencialidad de la información. Esta fase también incluye la participación por la protección y conservación del medio ambiente.
Destrucción Confidencial De Información En México
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