En el mundo empresarial, la eficiencia y la productividad son esenciales. La filosofía de las 5’s japonesas, Seiri (clasificación), Seiton (orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (normalización) y Shitsuke (disciplina), permite lograr un entorno de trabajo más eficiente y organizado, especialmente nos enseña a deshacernos de documentos innecesarios y archivos muertos para lograr una mayor productividad en la oficina.
¿Cómo aplicar las 5S japonesas?
1. Seiri (Clasificación): eliminando lo Innecesario
La primera «S» enseña a clasificar. En términos de documentos, esto significa deshacernos de informes obsoletos, documentos duplicados y archivos muertos que ocupan espacio. Al simplificar, creamos un entorno más eficiente y propicio para el trabajo.
2. Seiton (Orden): organizando de manera eficiente
La segunda «S» implica tener un lugar designado para cada tipo de documento y asegurarse de que todo tenga su espacio, facilitando la búsqueda y evitando la pérdida de tiempo.
3. Seiso (Limpieza): manteniendo la claridad
La tercera «S» habla sobre la limpieza regular. Aplicado al entorno de trabajo, esto significa mantener escritorios, áreas de trabajo y archivos limpios y ordenados. Al hacerlo, se reduce la posibilidad de errores y se mejora la eficiencia general.
4. Seiketsu (Normalización): creando rutinas sostenibles
La cuarta «S» es sobre la normalización, buscando crear rutinas y procesos sostenibles, esto implica establecer políticas claras sobre qué documentos deben ser archivados, cuáles deben ser destruidos y cómo mantener este ciclo de manera regular.
5. Shitsuke (Disciplina): manteniendo la disciplina
La quinta y última «S» remarca la importancia de mantener una rutina que permita llegar a la disciplina. En el ámbito de la gestión de documentos, esto implica seguir las políticas establecidas y mantener el compromiso con la organización y limpieza a lo largo del tiempo.
Beneficios de las 5’s japonesas
Aplicar las 5S en la gestión documental reduce el tiempo de las operaciones, mejora el ambiente laboral e incrementa la productividad. Sin embargo, para abordar de manera efectiva documentos confidenciales y archivos obsoletos, es crucial contar con servicios de destrucción en sitio.
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